Что делать с морями электронной почты
May. 13th, 2015 05:00 pm![[personal profile]](https://www.dreamwidth.org/img/silk/identity/user.png){kind=small}
miumauДавно собиралась сделать пост для всех, кто вопрошает: "Как справиться с потоком в 100+ писем в день (осмысленных и требующих ответов, часто действий). С учетом того, что очеьн многи нельзя ответить телеграммой по разным причинам.
Я тут точно никому ничего нового не расскажу. Просто поделюсь некоторыми правилами, которые выявила для себя:
- Хорошая сортировка - полдела! Как только появляется что-то повторяющееся - немедленно завожу для этого папку и фильтр. Пусть лучше оно потом станет ненужным - удалю. Но почта имеет совсем другой вид, когда сразу разлетается по полочкам! Большие проекты имеют свою папку. Издательства, с которыми я часто сотрудничаю - свою. Важные люди, которые часто пишут - каждый по своей папке. Вопросы-ответы, ссылки, просьбы от незнакомых людей, вопросы про Берлин. Портфолио от иллюстраторов, дизайнеров, рукодельников. Продавцы каких-то товаров, оптовики, мода, чтиво, психология, приглашения, публикации, просьбы об интервью... В некоторые папки нельзя что-то засортировать автоматически. но все равно хорошо. что она есть! Пришло письмо, которое в эту папку подходит - вручную сунула его туда. Все равно оно уже упало в нужное место, а в общем ящике стало на одно меньше (бардака и неразобранного убавилось)
- Всем, кому можно, отвечаю немедленно и покороче. Мои друзья и родные уже знают, что я отвечаю телеграммами. Можно не расписываться, они получают ответы: "Да, получила" или "Ок, сделаю" или "Да, пришло". Все!
- Положить бумажку или тетрадку рядом, и писать список "кому позвонить". Как только подворачивается письмо, на которое надо отвечать большим количеством текста (если это не укладывается в пару строчек) отвечать "я тебе позвоню между 16.00 и 17.00 и заносить в список звонков. С 16 до 17 сесть и обзвонить, пытаясь тоже разбираться как можно короче. Я прямо с налету говорю: "У меня час, чтобы позвонить троим, так что давай не тянуть, и бери бумажку - записывай сразу!"
Так же, если я кому-то обещаю позвонить, неопытным сразу пишу что "сможешь к этому моменту подумать и подготовить, какие у тебя вопросы?" и даже напрямую советую "Напиши их на бумажку, потом не вспомнишь!"
- Вообще смотрю почту раз в пару часов (или в тяжелые дни раз в час) и между этим совсем не заглядываю. ВСЕ без проблем могут подождать ответа час или два. Небо на землю не упадет. Если где-то что-то реально горит - что бывает обычно только с теми 2-3 корреспондентами, которые так и так близкие люди - так они найдут способ меня дернуть - напишут СМС, позвонят, напишут письмо с заголовком "СРОЧНО! У тебя там сломалось!!!" так чтобы уже в уведомлении было видно, что там что-то срочное мелькает. Все остальное без проблем можно посмотреть попозже. В самый кошмарный день раз в час по 10-15 минут хватает на всю почту.
- Очень много писать заготовок и использовать их. Стандартный ответ - сколько у меня стоит то или это. Хорошо оформленные, готовые к отправлению прайслисты. Когда часто задаваемый вопрос повторяется - пишу про это пост и многим посылаю ссылку на него, со словами "вот тут я развернуто написала все, что про это знаю!"
- Писать хорошие заголовки, и просить остальных тоже это делать. Например, у меня от мамы или от![[livejournal.com profile]](https://www.dreamwidth.org/img/external/lj-userinfo.gif)
moe_delo - тысяча писем. Как начнешь искать, где она мне неделю назад послала файл с картинкой для печати - это уже сотни писем воротить надо. Поэтому хорошо, когда у писем название уже говорит о содержании. "Плакат с домиком и деревом, 60х80см в тифе".
- Смириться, что почта занимает много времени, и внести в планы реалистично. У меня давно стоит "rescue time", оно мне посчитало, что в среднем я трачу на почту 26-30% времени. Если этот факт игнорировать, можно вечно жаловаться на почту. Я предпочла просто по-настоящему одну треть рабочего времени отводить почте, тогда регулярно появляется ощущение, что я с почтой справилась по плану. А что делать? Обидно, это очень много - но если она столько жрет, значит надо с этим смириться. :-) От того, что я этот факт буду игнорировать, почты меньше не станет - только обид прибавится. :-)
- Честно выбрасывать! Иногда мне приходят письма, на которые я отвечать не хочу. По разным причинам. Но мне как-то стыдно - мне тут написали, а я... Откладываю и думаю: "Ну, может потом, когда время будет, отвечу таки..." Потом таких писем лежит в ящике 300 штук, половина там лежит восьмой месяц! А я все не выбрасываю, хотя после такого срока можно уже и не отвечать. Так вот - иногда бывает очень полезно просто честно сказать себе: "Я на это отвечать не буду!" и выбросить!
А какие у вас рецепты по борьбе с потоками почты?
Я тут точно никому ничего нового не расскажу. Просто поделюсь некоторыми правилами, которые выявила для себя:
- Хорошая сортировка - полдела! Как только появляется что-то повторяющееся - немедленно завожу для этого папку и фильтр. Пусть лучше оно потом станет ненужным - удалю. Но почта имеет совсем другой вид, когда сразу разлетается по полочкам! Большие проекты имеют свою папку. Издательства, с которыми я часто сотрудничаю - свою. Важные люди, которые часто пишут - каждый по своей папке. Вопросы-ответы, ссылки, просьбы от незнакомых людей, вопросы про Берлин. Портфолио от иллюстраторов, дизайнеров, рукодельников. Продавцы каких-то товаров, оптовики, мода, чтиво, психология, приглашения, публикации, просьбы об интервью... В некоторые папки нельзя что-то засортировать автоматически. но все равно хорошо. что она есть! Пришло письмо, которое в эту папку подходит - вручную сунула его туда. Все равно оно уже упало в нужное место, а в общем ящике стало на одно меньше (бардака и неразобранного убавилось)
- Всем, кому можно, отвечаю немедленно и покороче. Мои друзья и родные уже знают, что я отвечаю телеграммами. Можно не расписываться, они получают ответы: "Да, получила" или "Ок, сделаю" или "Да, пришло". Все!
- Положить бумажку или тетрадку рядом, и писать список "кому позвонить". Как только подворачивается письмо, на которое надо отвечать большим количеством текста (если это не укладывается в пару строчек) отвечать "я тебе позвоню между 16.00 и 17.00 и заносить в список звонков. С 16 до 17 сесть и обзвонить, пытаясь тоже разбираться как можно короче. Я прямо с налету говорю: "У меня час, чтобы позвонить троим, так что давай не тянуть, и бери бумажку - записывай сразу!"
Так же, если я кому-то обещаю позвонить, неопытным сразу пишу что "сможешь к этому моменту подумать и подготовить, какие у тебя вопросы?" и даже напрямую советую "Напиши их на бумажку, потом не вспомнишь!"
- Вообще смотрю почту раз в пару часов (или в тяжелые дни раз в час) и между этим совсем не заглядываю. ВСЕ без проблем могут подождать ответа час или два. Небо на землю не упадет. Если где-то что-то реально горит - что бывает обычно только с теми 2-3 корреспондентами, которые так и так близкие люди - так они найдут способ меня дернуть - напишут СМС, позвонят, напишут письмо с заголовком "СРОЧНО! У тебя там сломалось!!!" так чтобы уже в уведомлении было видно, что там что-то срочное мелькает. Все остальное без проблем можно посмотреть попозже. В самый кошмарный день раз в час по 10-15 минут хватает на всю почту.
- Очень много писать заготовок и использовать их. Стандартный ответ - сколько у меня стоит то или это. Хорошо оформленные, готовые к отправлению прайслисты. Когда часто задаваемый вопрос повторяется - пишу про это пост и многим посылаю ссылку на него, со словами "вот тут я развернуто написала все, что про это знаю!"
- Писать хорошие заголовки, и просить остальных тоже это делать. Например, у меня от мамы или от
moe_delo - тысяча писем. Как начнешь искать, где она мне неделю назад послала файл с картинкой для печати - это уже сотни писем воротить надо. Поэтому хорошо, когда у писем название уже говорит о содержании. "Плакат с домиком и деревом, 60х80см в тифе". - Смириться, что почта занимает много времени, и внести в планы реалистично. У меня давно стоит "rescue time", оно мне посчитало, что в среднем я трачу на почту 26-30% времени. Если этот факт игнорировать, можно вечно жаловаться на почту. Я предпочла просто по-настоящему одну треть рабочего времени отводить почте, тогда регулярно появляется ощущение, что я с почтой справилась по плану. А что делать? Обидно, это очень много - но если она столько жрет, значит надо с этим смириться. :-) От того, что я этот факт буду игнорировать, почты меньше не станет - только обид прибавится. :-)
- Честно выбрасывать! Иногда мне приходят письма, на которые я отвечать не хочу. По разным причинам. Но мне как-то стыдно - мне тут написали, а я... Откладываю и думаю: "Ну, может потом, когда время будет, отвечу таки..." Потом таких писем лежит в ящике 300 штук, половина там лежит восьмой месяц! А я все не выбрасываю, хотя после такого срока можно уже и не отвечать. Так вот - иногда бывает очень полезно просто честно сказать себе: "Я на это отвечать не буду!" и выбросить!
А какие у вас рецепты по борьбе с потоками почты?
