Как вписать обучение в план

[miumau]

Здравствуйте, Яна.
После встречи с Вами в Питере, решила попробовать урезонить "маленьких северных белых лисиц" и расписать работу по Вашей системе. Но наткнулась на одну нестыковку. Понятно как вписать в план конкретные дела и рутины, о которых заведомо известно, сколько времени они займут. А вот как вписать сюда поиск информации по новой, неизученной области, изучение совершенно нового материала?



Я работаю в фирме занимающейся производством и поддержкой программного обеспечения, соответственно чтобы решать проблемы клиентов мне нужно постоянно учиться и совмещать это с работой (раньше я этой области не касалась, именно чтобы ее изучить сюда и пришла). Работа оплачивается по часам, поэтому для некоторых заданий требуется заранее оценить количество времени необходимое для выполнения. А если случится, как недавно, что задание окажется неизвестным, но выполнить его необходимо, потому что кроме меня этим заняться некому, то как расписать время на изучение и выполнение этого? Ведь неизвестно, насколько сложным оно окажется, какие камни подводные появятся. В этом случае, например, вместо того чтобы пройти по отлаженной схеме, как мне советовала старшая коллега, которую я сменила, пришлось по новой всё делать самой, так как указанные ею утилиты и конвертеры не сработали и отлаживая их, подставляя костыли и заплаты, я пришла в тупик, где нужно было только возвращаться назад. Вот как можно запланировать и расписать время на такие вещи? Заранее спасибо за ответ. Можете публиковать письмо в жж без изменений.

***

Здравствуйте!

Во-первых - напишу для читателей, что заголовок этого поста был заголовком самого письма. Просто он мне кажется не совсем подходящим к этому письму, т.к. главный вопрос в письме (как мне кажется) не "как вписать работу в план?", а "как оценить совершенно новое задание?"

Так вот - отвечая, для начала, на вопрос из заголовка: в план вписать легко.
У вас есть дела, которые обязательно нужно делать, и которые железно находятся в планах, потому чт без них - никак. Еще есть свободное время. И еще есть планы, которые, если надо, можно (хоть и нехотя) подвинуть.
Соответственно, если у вас какое-то задание расползается неожиданно. вы можете для него отхватить время только в очевидных местах: либо от другой работы, насколько это возможно, либо от отдыха. Вот вы берете и смотрите на планы, внимательно и честно, и решаете, сколько вы можете выделить времени на эту новую беду. И твердо обещаете себе, тратить на это не больше выделенного времени.

т.е. подвинули все планы, что-то вычеркнули, от чего-то согласились отказаться, и получилось у вас, скажем, час в день. Или 4 часа в 2 дня в неделю - например, вот в начале недели можно потратить на это дважды четыре часа, потом надо бросать, иначе все остальное обвалится. В общем - не важно. в какой очередности и где будут эти часы - вы их выделите. А потом это дело по ним раскладывайте. Вы же там все равно ныряете в бочку бездонную, и не известно, сколько там еще плыть. Так что можно только "ограничивать бедтсвие", каждый раз честно останавливаясь. когда время истекло.

Когда время на это дело кончилось, вы себе (и всем остальным) говорите: "Мне очеьн жаль, но больше я жтим сейчас заниматься не могу, иначе у меня все остальное рухнет! Дальше я этим буду заниматься завтра с 2 до 4!"

Ну и дальше - вы уже осознанно "задвигаете" больше и больше вещей, если очень надо заниматься этим делом больше. Просто пытайтесь при этом записыватьв се в планы, и помечать все невыполненные планы, как таковые, переносить их на другие дни, и.т.д., чтобы видеть, сколько вы всего ради этого дела задвинули. (Это так же помогает остановиться или таки урезать дело, если оно ни в какие уже ворота не лезет, а так же это можно показать заказчикам и работодателям, мол. смотрите, во что оно разрослось, давайте мне больше времени и другие дедлайны, или освобождайте меня от других задач в пользу этой!"

***

Что до главного вопроса в этом письме: если вы что-то никогда не пробовали, и задание вообще радикально новое, то вы не можете оценить время, которые уйдет на работу. Как?
Любые оценки, это результат опыта. иногда можно воспользоваться чужим опытом - когда речь идет о вещах, которые все люди делают примерно с одинаковой скоростью. Я всю жизнь (и до сих пор, очень обязательно) записываю, сколько времени на что ушло. У меня даже рядом с большинством набросков написано время, сколько на них ушло. Чтобы не было никаких иллюзий по поводу того, сколько их можно сделать за час, или сколько занимает то, что все называют "полминуты".

Когда я делаю все свои заказы, иллюстрации для книг, тексты, у меня записано, какая глава и какой разворот сколько времени заняты. Только поэтому я могу написать заказчику довольно подробно, сколько может занять то или иное задание, и из этого делаются дедлайны. Если у меня задание, которое я делаю в первый раз, либо из задания неожиданно получается что-то совершенно новое, единственное, что я могу сделать - это вовремя всем об этом сообщить!

Иду к заказчикам и пишу, мол, вылезли такие-то проблемы. На решение этого я потратила столько, потом зашла в такой-то тупик, это не сработало, это я столько искала, а потом еще вот столько ушло, чтобы подогнать новое. Поэтому 10 часов работы уже потрачено, а основное задание я еще и не трогала, т.е. прибавляйте новое к запланированному. И если дальше дают задание из той же серии, то единственное, что тут можно предъявить, это, опять же, опыт из предыдущего раунда: в прошлый раз искала решение неделю, и в этот раз может быть буду искать столько же. Т.е. для начала прошу неделю. Если прокопаюсь раньше - заказчик узнает об этом первым. Если застряну, и пойму, что все еще хуже, - тоже.

В общем - нету людей, способных все-все предвидеть, предугадать и просчитать заранее. Если проблема новая, то ничего тут не поделаешь. И ничего тут нету стыдного или страшного. Надо открыто об этом со всеми говорить. Если кто-то знаете более быстрое решение - пусть несет его сюда. А если не знает, то все равно делать нечего - придется решать единственным известным путем.

Так что это - очередной вопрос, на который нету ответа с волшебным рецептом. :-)

Comments

[orie.livejournal.com]

Я на поиск информации отвожу 15 минут обычно :) По большинству вопросов этого на самом деле достаточно, хотя можно успешно прокопаться и 4 часа, и 8, и 12....

[kirill-pavlov.livejournal.com]

Тут всплывает вопрос - как грамотно договориться о стоимости работы? Нельзя же делать бюджет (да и сроки) совсем резиновыми. И как быть молодым специалистам, для которых почти любое задание - новое?

[living-in-praha.livejournal.com]

Если сказать заказчику, что неправильно оценил время - "я уже потратил столько-то готовьтесь - будет в три раза больше!" (= "вам в три раза больше запланированного нужно будет заплатить!"), то это повлечет за собой массу проблем.
У меня на глазах развертывалась "трагедия", когда большой проект неправильно оценили (то есть неправильно назвали ориентировочное время, которое предполагалось затратить на начальном этапе) - это вылилось в массу неприятностей, в том числе работу, когда нескольким программистам и верстальщикам пришлось в течение четырех месяцев платить зарплаты из собственного кармана.
Не знаю, как в России, там, где произошла история, которую я наблюдала, не принято на самом первом этапе вдруг сказать: "Знаете, будьте готовы к тому, что вам надо заплатить в три раза больше, ну, ошиблись мы!"
Так можно всех клиентов растерять и обанкроиться.

Если именно автор письма отвечает за рассчет времени, то ей лучше руководствоваться предыдущим опытом - как это описывает Яна, ПЛЮС умножить количество предполагаемых часов на три или даже четыре.

И еще - о том, как что куда вписать. Есть непревзойденная никем книга Алана Лакейна "Искусство Успевать" (Getting Things Done или GTD), если ее прочесть, то, возможно, остальная информация будет исключительно как дополнительная. Я прочла несколько десятков книг по тайм-менеджменту, и глубоко уверена, что эта - основная, без нее нельзя :)

[kosem.livejournal.com]

У меня планирование не постоянное, бывают периоды "нафиг все планы", а бывает "хочу все планировать" :) Вот когда я планирую - отвожу на неизвестную задачу ограниченное время на ознакомление.

Я пишу в плане "Ознакомиться с основными моментами, составить список документов на прочтение по теме, оценить и запланировать дальнейшие действия". И ставлю время - скажем, час.

То есть, за час я должна:
- обозреть проблему;
- решить, что мне нужно изучить по теме - например, нужно прочитать 3 определенных документа по 20 страниц и книгу 300 страниц;
- или появляется список функционала, который надо попробовать и потыкать (я ITшник) - например, попробовать в интерфейсе настроить что-то определенное, попробовать написать тестовую программу, которая покажет проблему/решение;
- на основании перечисленного составить более подробный план, что делать - уже с понятными сроками.

Получается, что я отвожу час на разложение непонятной задачи на понятные составляющие и дальнейшее планирование. А понятные составляющие планировать уже можно. Например, я довольно точно могу определить, сколько времени у меня займет чтение 20-страничного документа, или 300-страничной книги. Довольно точно (если опыта мало - с припуском в два-три раза - но это все равно уже осязаемое время) можно определить, сколько займет нужная настройка или написание тестов.

Если остаются куски, которые непонятно, сколько займут - значит повторяем процесс: отводим время на то, чтобы разобраться и разложить этот кусок на более мелкие и понятные кусочки.

[living-in-praha.livejournal.com]

В какой области вы информацию ищите?

[orie.livejournal.com]

в ста пятидесяти разных областях

от врачей ребёнку до информации, необходимой для работы (преподавание иностранных языков)
от цен на ремонт до "где продаётся нужная мне модель обуви"
от "куда пойти в выходные" до "я тут два месяца читала полезную статью про агрессию на работе, где же она"

[living-in-praha.livejournal.com]

Когда вам нужно будет найти информацию о том, как установить MariaDB на сервер под управлением СPanel
или ImageMagic на CentOS
или настроить сервер, где необходимо установить драйвер PDO_DBLIB,
зная конфигурации FreeTDS и драйвер PDO_DBLIB для подключения к MSSQL сервера CentOS 6.5 64bit и PHP 5.3.x

то это будет занимать больше, чем 15 минут

[orie.livejournal.com]

Не будет :) В поиске таких вещей дольше 15 минут нет смысла, потому что я не профессионал в этой области. Если я не справлюсь за 15, я обращусь к людям, которые мне помогут - бесплатно или небесплатно.

Я хорошо знаю, сколько я готова на такое тратить, я когда-то тратила на такие вещи сутки :)

[living-in-praha.livejournal.com]

Ок, Вам лично нужно только про покупки и где с ребенком погулять.

Автор письма о работе спрашивает.

[http://users.livejournal.com/fantaghiro_/]

мне когда-то супервайзор предложил метод оценки времени на неизвестные работы. Смешно, но работает. Он сказал так: прикидываешь, сколько времени, ты считаешь, это займет, помножаешь на два и прибавляешь три дня. В жизни так и получается. Не знаю, почему.

[orie.livejournal.com]

В работе ограничивать время на поиски ещё полезнее, чем в бытовых вопросах, как мне кажется.

Потому что очень многие вещи можно двигать вперёд без дополнительной информации, качество от этого не страдает. Искать информацию заставляет не желание повысить качество работы, а страхи или перфекционизм.

Если работа сильно превосходит твою компетенцию, то искать информацию вместо выполнения заказа тупо невыгодно, надо отказываться от заказа. Тебе туда пока ещё рано.

Если есть у кого спросить - лучше спросить, чем искать.

Если можно двигаться вперёд вместо поисков информации - лучше двигаться вперёд, чем искать.

И так далее. Если профессионалом движет бешеное любопытство, которое заставляет его всё время искать дополнительную информацию вместо работы, то он неизбежно накопит очень много её уже через несколько лет. Ограничивать эту деятельность полезно, потому что непосредственного результата она не приносит, прогресса в задаче незаметно, падает мотивация. Я уж не говорю про срыв сроков и "забрасывание" прочих сфер.

[living-in-praha.livejournal.com]

Это все относится к гуманитарной сфере - "лучше двигаться вперед, чем искать" и "двигаться вперед без дополнительной информации"
В технических специальностях такое не работает в основном.


"лучше спросить, чем искать" - если спрашивать у коллег, то возникнет вполне оправданное сомнение в компетенции спрашивающего.

Если меня будут спрашивать вместо того, чтобы заниматься делом, за которое платят, я отправлю лесом.

[orie.livejournal.com]

Самое главное - "бесконечную" задачу видно всегда заранее. Бывает очень много вопросов по работе, ответы на которые улучшают результат "на чуть-чуть", а на поиски можно потратить часа 3-4, и всё равно окажется, что ты не удовлетворён.

Их можно научиться видеть заранее и отличать от вопросов, ответы на которые существуют и ищутся за измеримое время.

[aeleeta-a.livejournal.com]

Не супервайзер, а просто умный человек однажды обратил мое внимание на вроде бы банальность: мысль быстрее действий. Взять для примера текст на пол странички ворда. Да вот хоть развернутый коммент для ЖЖ. мысленно текст составляется мгновенно, то есть, секунд 20-30 максимум, если не 10. А вот написать (напечатать) даже при неплохой скорости печати - это уже пара минут, плюс очень возможно, что сесть, придвинуть клавиатуру, отставить в сторону чашку, сделав последний глоток :D, чихнуть и обернуться на странный звук со двора, идентифицировать звук, успокоиться на его счет и уже начать печатать :) А потом еще и взглянуть на результат, исправляя опечатки. В общей сложности уйдет не меньше 3 минут, а скорее всего 5. И так во всем. Но у человека часто может быть стойкая иллюзия, что это занимает меньше времени (если не записывать и не хронометрировать), т.к. интуиция подсовывает "виртуальный" опыт, опыт, сколько ушло на это "в голове", где те самые мысли только и есть, которые быстрее действия :)
СОбственно, я это стала учитывать в ряде случаев - здорово помогло.

[living-in-praha.livejournal.com]

Во многих случаях - да, но далеко не всегда.

Вы общими фразами описываете общие ситуации, которые могут быть характерны в той сфере деятельности, которые знаете - поиск бытовой информации и поиск информации в гуманитарной сфере.

Мы не знаем, какие именно задания надо выполнять и что имеено надо рассчитывать автору письма.

Если ей/ему, к примеру, нужно найти ответ на вопрос, почему при переходе по ссылке из выпадающего меню на сайте с несколькими тысячами товаров, разработчиком которого автор письма является, переход осуществляется не так, как это предполагалось (можно точнее описать проблему, я упрощаю)

или по какой причине при нажатии на кнопку "заказать товар" срабатывает неправильный скрипт.
или по какой причине тысячи заходов с фейсбука валят сайт настолько, что он перестает нормально работать - и нужно сделать это как можно быстрее, потому что сайт очень большой, популярный, и каждый час malfunction приносит убытки в тысячи долларов.

Здесь не сработают схемы, которые вы приводите - "Бывает очень много вопросов по работе, ответы на которые улучшают результат "на чуть-чуть", а на поиски можно потратить часа 3-4, и всё равно окажется, что ты не удовлетворён"
А будет действовать правило - либо время на решение проблемы определяется четко и результат улучшается, либо нет.

[orie.livejournal.com]

Да, здесь не работают. Потому что это вообще не поиск информации. Это решение проблемы.

[living-in-praha.livejournal.com]

Для решения перечисленных проблем сначала нужно найти информацию :)

[miumau.livejournal.com]

Да, именно так. Я часто начинаю искать какую-то новую хрень, которая не так далека от того, что я уже умею, и хотелось бы этим тоже овладеть, но оно новое, и поэтому получается не за 5 минут. В среднем уходит по 4 часа. На то, чтобы освоить вордпресс. например, 4 часа ушло (пару раз поставила, покрутила, завалила, переставила, завалила во второй раз, увидела, что больше оно не переставляется, пошла почитала как убить всю базу данных, итд...). И, кстати, в более простых вопросах тоже легко уходит по 4 часа: вот мы искали, в какой технологии определенное покрытие на предметах сделано. Пока нашли, как оно называется, уже пол интернета переискали, потом выяснилось, что есть 3 способа это сделать, пленки по-разному называются, идешь ищешь, чем их печатали и резали, потом находишь 5 мест, где они продаются, пытаешься понять, чем отличаются, и.т.д. Про многие мои товары я вот так ухлопала по очень много часов.

[miumau.livejournal.com]

Ну да - вопрос только в том, во сколько именно раз действие медленнее мысли. Там десятки раз. Но я это тоже заметила - сидишь на совещании, обсуждаешь сайт. его еще 3 месяца делать, а в мыслях он уже давно готов, и даже уже надоел. :-)

:-)

А еще вспомнилось к слову (хотя не в тему) как Успенский писал, что эмоции в 30 раз быстрее мысли. Пока умно о чем-то подумаешь, уже 30 раз об этом порыдаешь. :-)

[aeleeta-a.livejournal.com]

...или похохочешь :)))
Да, мой личный опыт мне подтверждает, что эмоции еще быстрее :)
Кстати, у меня была (и будет наверняка) куча разных дел, которые я "проделывала в голове" - и настолько ярко, что для меня почти никакой разницы. и уже успевала в процессе "наесться" :))) И не делала "в реале" в итоге. Не про работу это, конечно.

[miumau.livejournal.com]

Да уж. А мы вот тут имеем кандидата, который, 10 раз подумав о еде, решает, что он ее уже съел. :-) И поэтому ничего не ест. И такое бывает.

[aeleeta-a.livejournal.com]

Про еду у меня тоже бывает! хотя вообще ем нормально, но иногда случается "виртуальное насыщение" :)))

[loly-dwarf.livejournal.com]

какую советуете? )
Alan Lakein "How to get control of your time and your life".
Дэвид Аллен Getting Things Done

[oximarta.livejournal.com]

В России все тоже самое. И платежи из собственного кармана программистам с верстальщиками приводит к банкротству.

[oximarta.livejournal.com]

Больная тема. Обычно проект-менеджерам рекомендуют оценку по времени программистом по-множить на три. Только вот с нашим программистом это не прокатывало, нужно было по-множать на шесть или восемь. Это горький опыт.
И еще из опыта - программисты почему-то где-то два дня пишут, а на третий говорят - усе, я в тупике, мне нужно подумать денек. А почему раньше, перед задаче не продумать, не посоветоваться с тем, кто эту программу писал или дописывал.
Автор - вы не туда обратились. Почитайте лучше Харб, там по вашей проблеме споров и решений выше крыши.

[living-in-praha.livejournal.com]

Знаете, они у меня по какой-то причине слились в одну. Сейчас увидела комментарий и поняла это. Лакейн обязателен, помню, что даже ходила с книгой и отмечала маркером важные места.
Поэтому без Лаейна никак, а GTD в совокупности пойдет, для лучшего понимания :)

[ishka.livejournal.com]

Запланировать и расписать время на освоение новых технологий в том же IT - никак. Тут нужно либо честно сказать клиенту "не знаю" на вопрос об оценке времени (а клиенту, само собой, нужно заранее прикинуть расходы на задачу, если вы на почасовке, его тоже можно понять). Либо сказать то же самое "не знаю" начальству - если с клиентом взаимодействует оно. У начальства тут два выхода (ну или у автора - если она сама себе начальство) - либо вежливо отказаться от заказа у клиента, честно объяснив ему, что это просто не наша сфера. Либо по итогу выполнения заказа посмотреть, сколько времени ушло на него, и порезать это время до разумных пределов. Чтобы клиент не впал в шок, получив счет за работу. Если автор пока еще "пришел, чтобы изучать", рискну предположить, что у нее должность стажера, а требовать от стажера исполнения любой задачи за 15 минут - неразумно. Разумное начальство для изучения новых технологий даст время и даже подскажет, в каком направлении копать, если технология неизвестная. Неразумное - будет топать ногами и требовать от стажера сразу же уровня профессионала. При этом, должно быть, предлагая зарплату все-таки уровня стажера :)

[loly-dwarf.livejournal.com]

я гтд читала (потому и удивилась, что Аллен имя сменил), а вот Лакейн не попадался.
но гтд мне не помог, увы(
а лакейн принципиально отличается, или то же вид в профиль?

[living-in-praha.livejournal.com]

Я с него начала свое знакомстов с тайм-менеджментом 11 лет назад, и там как раз о приоритетах, как "отшивать" тех, кто время крадет, мелочи всякие важные.
Знаю точно, что первые три или четыре главы можно пропустить.
Мне очень простое и четкое изложение понравилось.
Возможно, что для разных видов деятельности помогают разные книги?
Мне в тот период именно Лакейн очень-очень помог.

[iiyama.livejournal.com]

Молодым специалистам - берете фантазийный период времени, умножаете на 2, записываете, сколько в итоге вышло. Потом подгоняете, с каждым заданием будет точнее. Нет другого способа узнать, кроме как делать )

[livejenik.livejournal.com]

Я полностью согласна с orie. Думаю, и Вы со временем согласитесь.
И еще считаю, что если ищешь инфу больше 15 мин - это прокрастинация, а не решение задачи.
Если настал такой трындец, как вы описываете в примере выше, то самое глупое, что можно делать, это сидеть тихо (чтобы никто не заподозрил в некомпетентности) и часами выискивать информацию.
За 15 мин не решили проблему - срочно звонить во все сирены, спрашивать всех, брейнстормить, включать мозги и подключать связи. ИМХО, канеш

[living-in-praha.livejournal.com]

Вы гуманитарий? В какой области работаете?

***Думаю, и Вы со временем согласитесь.
Широко улыбаюсь.

[living-in-praha.livejournal.com]

С технологическими процессами, которые нужно воссоздать или придумать, вообще все очень сложно. Это как-то даже сродни изобретательской деятельности, как мне видится.

[t-o-n-i-k-a.livejournal.com]

Подскажите пожалуйста что такое Харб и где его почитать? Мне тоже очень нужно

[oximarta.livejournal.com]

http://habrahabr.ru/

[t-o-n-i-k-a.livejournal.com]

Спасибо!

[happy-pelment.livejournal.com]

А я вот согласна с living_in_praha, и чем дольше работаю, тем больше уверена в том, что работа программиста, к примеру, во многом состоит из поиска информации и работы с ней: всякие мануалы, книги, ответы на вопросы, которые возникают только перед долей процента всех программистов, даташиты, обучающие материалы... А все потому, что новые технологии возникают постоянно, и их постоянно надо осваивать. А значит, все заново и по кругу.
Все потому, что усвоить сложную техническую информацию за 15 минут не получится. Узнать, как работает какая-то функция - да, но как работает фреймворк или как поднять определенный сервер - нет. Тем более что работа с информацией происходит "на живую": вы ее тут же и применяете, сталкиваетесь с новыми проблемами, работаете с десятком материалов одновременно.

[happy-pelment.livejournal.com]

Ха, вопрос "вы гуманитарий", видимо, тут ключевой :). Я, как программист, на вашей стороне абсолютно :)

[happy-pelment.livejournal.com]

Взять время на поверхностное изучение технологии и после попробовать оценить-таки масштаб работы, умножить на Пи и радостно сообщить :)

[scallyfox.livejournal.com]

А я согласна с вами абсолютно. За 15 мин?.. Три раза хаха! Я работаю в сфере компьютерной графики и мы ищем ответы иногда неделю, иногда месяц. И это нормально, это называется research and development.
За 15 мин можно найти где с ребенком погулять, да. А вот каким методом просчитывать секвенции для последующего композитинга - точно нет.