Как разложить бесконечность по полочкам
Apr. 11th, 2013 07:24 am![[personal profile]](https://www.dreamwidth.org/img/silk/identity/user.png){kind=small}
miumauЗдравствуйте, Яна!
Я в восторге от Вашей книги "Муза и чудовище", но к сожалению не как от полезного ежедневника, а от произведения, которое вдохновляет (но это ведь тоже прекрасно). В первую очередь, Ваши советы я старалась применять на работе, и даже простое расписывание того, что нужно сделать, расстановка сроков исполнения уже повысили мой личный КПД. Но в этом году у нас произошел ряд изменений, прибавилось обязанностей, а главное, нарисовалась пара проектов, не привязанных четко по времени.
То есть каждое задание требуется выполнить "как можно скорее", но конкретных сроков не стоит. Кроме того, в силу того, что приоритет - это основной объем текущей работы помимо проекта, им приходится заниматься по остаточному принципу.
Немного разъясню: проект этот - подготовка очень большого объема контента для нового корпоративного сайта компании. Всё, что можно было сделать оперативно, я уже сделала, осталось наполнение разделов, информацию по которым нужно собирать, выцепляя по кусочкам из разных отделов, контактируя с кучей людей. Учитывая, что кое-с чем я еще ни разу не сталкивалась, я не могу себе представить даже примерно, сколько времени понадобится на все звонки, выяснения, согласования.
Думаю, и в творческой работе дизайнера бывают такие же проекты, которые трудно распланировать по времени. Яночка, посоветуйте, пожалуйста, что можно сделать, чтобы проект из неприступного айсберга превратился хотя бы в горный хребет.
Ваша читательница booooored :)
Публиковать можно всё.
Здравствуйте!
Планирование - это опыт.
Если опыта нет, надо набирать его прямо по ходу дела. При этом, конечно, нужно понимать, что набирание опыта, это много "чистой математики", но так же учитывание человеческого фактора, и всех остальных обстоятельств.
Например, вот этот ваш проект. Наверняка, если сесть и подумать, можно как-то более четко описать задания.
Например: взять одну какую-то единицу такого контента (они же не безграничные). Взять одну статью (страницу, пост) - что с ней может быть нужно сделать? Прочитать и посмотреть. Решить, что выбросить, что оставить. Порезать, переписать, привести в порядок.
Или: Найти 10 статей, из которых можно собрать что-то одно, или из которых можно собирать какую-то одну единицу контента. Это более бездонное задание, поэтому нужно ставить какие-то границы. Например: я перекопаю 100 статей, потом соберу из них, что получится, и тогда когда все превратится в готовые куски контента, плюс останется сколько-то обломков, которые не подошли никуда, я берусь за следующую сотню. на такие аргументы. как "мне еще на тысячном и пятитысячном куске контента могут попадаться куски, которые могли бы войти в первую статью) - не поддаваться. Найти какое-то решение, например, если какой-то кусок закончился, а потом для него еще что-то находится, формировать продолжение, вторую главу, второй выпуск, вторую серию и.т.д.
Или: про какой-то контент надо спрашивать людей, можно ли. Все, что связано с опросом людей, тоже надо группировать в кучу. Потому что один не ответить. до второго не дозвонились, третий ответил через 4 дня. И надо, чтобы они все не тормозили процесс. Значит опять набираем, например, 30 человек. Пишем список: кто это, о чем просить (можно с какой-то ссылкой или пояснением на конкретный кусок контента), потом - что от него есть - адрес, телефон. Всем, у кого есть мейл-адрес садимся и пишем типовое письмо с вопросом об их куске контента. Кого надо обзвонить - обзваниваем по списку, и делаем пометки, чем кончилось: разрешил, не разрешил, не дозвонились, уехал до такой-то даты, перезвонить туда-то, и.т.д. Когда-то от списка ничего не останется, либо останется 3 пункта из 30. Можно эти 3 переместить в конец списка, и там добавлять еще по 30, пока это все не кончится. (А если оно не кончается, т.к. это бесконечный процесс, значит у вас есть дедлайн, от какого количества готовой контента вы все выставляете и выпускаете в жизнь, а дальше наполняете, как блог, потихоньку.
Кстати о дедлайне. Хорошо бы решить, где граница, когда оно перейдет из состояния создания в состояние поддержки. Например, какие статичные страницы и разделы надо закончить. А какие не закончатся никогда. Иначе можно так и копаться без конца. Например: мы выставляем проект, когда готовы страницы "о нас", контакт, о проекте и еще что-то там. А в таком, таком и таком разделе (будь их три или 20) будет минимум по 5 статей. А дальше наполняем в порядке живой жизни.
А дальше - считать.
Если не понятно, как считать и как сортировать, просто считать все.
Вот сели за одно задание - обзванивать людей - включили таймер, потом записали, сколько людей удалось обзвонить за час.
Сели собирать куски из контента. Я не знаю, как это выглядит у вас, но могу просто попробовать представить какую-то модель - например есть тысяча статей, надо взять из них сто, пересматривать, решать, какой кусок из них подходит во что-то ваше. Брать из первой сотни куски, складывать их в тематические папки (каждая папка или документ - будущий кусок вашего готгового контента), приписывая туда автора, статус выяснения вопроса с разрешением, есть ли картинки. и надо ли их искать, чистить или просить, и.т.д.
Потом смотрим - сколько удалось перелопатить из этих 100 статей за час, отложив кусков в будущий контент.
Допустим, удалось перелопатить 30.
Потом садимся с набранным в папку или документ работать: выносить в список "кому позвонить или написать" тех, кого надо спросить (отдельным сеансом потом будет спрашивание). Например, если от этого разрешения зависит многое, вообще больше ничего не делать, пока не будет выяснен вопрос, что можно использовать. Когда собран список "кого спросить" - садиться, опять же, с таймером, обзванивать и писать (см выше). Потом переходить к следующей сотне.
Когда появятся целые куски(папки, документы), где собраны куски контента, на которые имеется разрешение - опять новое задание. садимся с таймером и превращаем эту кучу материала во что-то одно.
Ну и вот уже получится некая информация: перелопатить 100 статей, и раскидать их кусочки в кучки "будущий кусок нашего контента" - 3 часа.
Выписать из одной кучки все адреса-телефоны, кому звонить-писать - 15 минут.
Обзвонить 30 человек - час.
С первого раза, допустим, удастся дозвониться и получить разрешение от 50%, потом опыт покажет, что за остальными придется гоняться в среднем неделю. тут можно тоже внести границу: если через 2 недели ничего не выпросили, никого не нашли или не достали - выкидывать кусок контента, т.к. выпросить на него права - слишком много работы.
Значит у всех этих кучек будет дедлайн 2 недели: после того, как перелопатили 100 документов и сделали из них 5 готовых кучек, и 10 полуготовых кучек, через максимум 2 недели будет 5 готовых собрания кусочков, из которых можно садиться делать один готовый кусок контента. Например, и тут можно поставить границу: набирать для одного готового куска не больше 20-30 кусочков из разных мест. А то можно никогда не выйти из круга "а вдруг я еще что-то подходящее найду, что сюда подходит?!". Набрали 10, потом начинаете вторую серию.
Ну и вот - появилось 5 кучек, готовых превратиться из сборной солянки в готовый продукт - опять с таймером садимся, и пишем начисто. И если имеется контент-менеджмент-система, в которую через какую-то админку над залить в какое-то место готовую статью или главу, надо сделать это тоже. Чтобы что-то одно было окончательно готово.
Ну и вот вам с одной стороны какое-то представление о размахе: сколько надо сотен статей, чтобы получить 5 готовых. Сколько времени ушло от старта, до получения 5 готовых статей. Сколько при этом возникло результатов, которые еще не являются готовым контентом, но уже вполне себе тянут на половину (т.е. после перекапывания следующих ста, окончательно заполнятся может быть все 20 начатых кучек).
И при таком подходе вылезают вещи, норовящие стать бездонными. Например - статей полный интернет, или база из 15000 объектов - какими рывками их перекапывать7 Вот например пачками по сто.
В одну статью могут подойти 4 кусочка, а могут и 50. А вдруг 100? Где граница? Если кусочки хорошие, и се уже клеится - делать готовый материал из 2-3 кусков, или из одного - это тогда просто. А если подходящие куски встречаются часто, и больше и больше, значит ставить лимит - после очередных 20 начинаем новую главу.
Если так сделать, скажем, 10 статей готового контента, при этом аккуратно записав, на что ушло сколько времени, можно сесть и хорошо на все посмотреть. И получить общую картину. Конечно тут надо еще учитывать обстоятельства: например, заниматься всем этим получается только час в день. Звонить надо днем, дневной час у меня есть только один в неделю. Например, может получиться, что на 10 готовых статей нужно 30 часов, но 30 часов я могу отработать только за месяц. Вот вам и объективная оценка возможностей - при таком режиме я могу сделать 10 готовых страниц (постов, или чего там). Конечно может потом так случиться. что в один месяц получится сделать 15, а в другой - 3. Но это уже хоть что-то.
Если после полугода выяснится, что в 5 случаях из шести получилось сделать только 4 статьи за месяц, значит существует еще какая-то правда жизни, тормозящая процесс, которую не учли. Если каждый месяц удавалось сделать по 15, значит вам повезло, вы вошли в раж, у вас наладился процесс, и дела пошли быстрее. Хорошие новости.
По идее через какое-то время должны образоваться все нужные списки и последовательности действий. Надо все время задаваться вопросом: а удобно ли это делать в таком порядке? Не удобнее ли было бы сначала сделать другое задание, потом отрабатывать эту часть? Какая часть какую тормозит? Может быть что-то надо группировать. и отрабатывать более крупными кусками? Или может быть наоборот - вот этого лучше не делать больше, чем 5 подряд. Так придет опыт, и процессы оптимизируются.
Желаю вам это все осилить!
Я в восторге от Вашей книги "Муза и чудовище", но к сожалению не как от полезного ежедневника, а от произведения, которое вдохновляет (но это ведь тоже прекрасно). В первую очередь, Ваши советы я старалась применять на работе, и даже простое расписывание того, что нужно сделать, расстановка сроков исполнения уже повысили мой личный КПД. Но в этом году у нас произошел ряд изменений, прибавилось обязанностей, а главное, нарисовалась пара проектов, не привязанных четко по времени.
То есть каждое задание требуется выполнить "как можно скорее", но конкретных сроков не стоит. Кроме того, в силу того, что приоритет - это основной объем текущей работы помимо проекта, им приходится заниматься по остаточному принципу.
Немного разъясню: проект этот - подготовка очень большого объема контента для нового корпоративного сайта компании. Всё, что можно было сделать оперативно, я уже сделала, осталось наполнение разделов, информацию по которым нужно собирать, выцепляя по кусочкам из разных отделов, контактируя с кучей людей. Учитывая, что кое-с чем я еще ни разу не сталкивалась, я не могу себе представить даже примерно, сколько времени понадобится на все звонки, выяснения, согласования.
Думаю, и в творческой работе дизайнера бывают такие же проекты, которые трудно распланировать по времени. Яночка, посоветуйте, пожалуйста, что можно сделать, чтобы проект из неприступного айсберга превратился хотя бы в горный хребет.
Ваша читательница booooored :)
Публиковать можно всё.
***
Здравствуйте!
Планирование - это опыт.
Если опыта нет, надо набирать его прямо по ходу дела. При этом, конечно, нужно понимать, что набирание опыта, это много "чистой математики", но так же учитывание человеческого фактора, и всех остальных обстоятельств.
Например, вот этот ваш проект. Наверняка, если сесть и подумать, можно как-то более четко описать задания.
Например: взять одну какую-то единицу такого контента (они же не безграничные). Взять одну статью (страницу, пост) - что с ней может быть нужно сделать? Прочитать и посмотреть. Решить, что выбросить, что оставить. Порезать, переписать, привести в порядок.
Или: Найти 10 статей, из которых можно собрать что-то одно, или из которых можно собирать какую-то одну единицу контента. Это более бездонное задание, поэтому нужно ставить какие-то границы. Например: я перекопаю 100 статей, потом соберу из них, что получится, и тогда когда все превратится в готовые куски контента, плюс останется сколько-то обломков, которые не подошли никуда, я берусь за следующую сотню. на такие аргументы. как "мне еще на тысячном и пятитысячном куске контента могут попадаться куски, которые могли бы войти в первую статью) - не поддаваться. Найти какое-то решение, например, если какой-то кусок закончился, а потом для него еще что-то находится, формировать продолжение, вторую главу, второй выпуск, вторую серию и.т.д.
Или: про какой-то контент надо спрашивать людей, можно ли. Все, что связано с опросом людей, тоже надо группировать в кучу. Потому что один не ответить. до второго не дозвонились, третий ответил через 4 дня. И надо, чтобы они все не тормозили процесс. Значит опять набираем, например, 30 человек. Пишем список: кто это, о чем просить (можно с какой-то ссылкой или пояснением на конкретный кусок контента), потом - что от него есть - адрес, телефон. Всем, у кого есть мейл-адрес садимся и пишем типовое письмо с вопросом об их куске контента. Кого надо обзвонить - обзваниваем по списку, и делаем пометки, чем кончилось: разрешил, не разрешил, не дозвонились, уехал до такой-то даты, перезвонить туда-то, и.т.д. Когда-то от списка ничего не останется, либо останется 3 пункта из 30. Можно эти 3 переместить в конец списка, и там добавлять еще по 30, пока это все не кончится. (А если оно не кончается, т.к. это бесконечный процесс, значит у вас есть дедлайн, от какого количества готовой контента вы все выставляете и выпускаете в жизнь, а дальше наполняете, как блог, потихоньку.
Кстати о дедлайне. Хорошо бы решить, где граница, когда оно перейдет из состояния создания в состояние поддержки. Например, какие статичные страницы и разделы надо закончить. А какие не закончатся никогда. Иначе можно так и копаться без конца. Например: мы выставляем проект, когда готовы страницы "о нас", контакт, о проекте и еще что-то там. А в таком, таком и таком разделе (будь их три или 20) будет минимум по 5 статей. А дальше наполняем в порядке живой жизни.
А дальше - считать.
Если не понятно, как считать и как сортировать, просто считать все.
Вот сели за одно задание - обзванивать людей - включили таймер, потом записали, сколько людей удалось обзвонить за час.
Сели собирать куски из контента. Я не знаю, как это выглядит у вас, но могу просто попробовать представить какую-то модель - например есть тысяча статей, надо взять из них сто, пересматривать, решать, какой кусок из них подходит во что-то ваше. Брать из первой сотни куски, складывать их в тематические папки (каждая папка или документ - будущий кусок вашего готгового контента), приписывая туда автора, статус выяснения вопроса с разрешением, есть ли картинки. и надо ли их искать, чистить или просить, и.т.д.
Потом смотрим - сколько удалось перелопатить из этих 100 статей за час, отложив кусков в будущий контент.
Допустим, удалось перелопатить 30.
Потом садимся с набранным в папку или документ работать: выносить в список "кому позвонить или написать" тех, кого надо спросить (отдельным сеансом потом будет спрашивание). Например, если от этого разрешения зависит многое, вообще больше ничего не делать, пока не будет выяснен вопрос, что можно использовать. Когда собран список "кого спросить" - садиться, опять же, с таймером, обзванивать и писать (см выше). Потом переходить к следующей сотне.
Когда появятся целые куски(папки, документы), где собраны куски контента, на которые имеется разрешение - опять новое задание. садимся с таймером и превращаем эту кучу материала во что-то одно.
Ну и вот уже получится некая информация: перелопатить 100 статей, и раскидать их кусочки в кучки "будущий кусок нашего контента" - 3 часа.
Выписать из одной кучки все адреса-телефоны, кому звонить-писать - 15 минут.
Обзвонить 30 человек - час.
С первого раза, допустим, удастся дозвониться и получить разрешение от 50%, потом опыт покажет, что за остальными придется гоняться в среднем неделю. тут можно тоже внести границу: если через 2 недели ничего не выпросили, никого не нашли или не достали - выкидывать кусок контента, т.к. выпросить на него права - слишком много работы.
Значит у всех этих кучек будет дедлайн 2 недели: после того, как перелопатили 100 документов и сделали из них 5 готовых кучек, и 10 полуготовых кучек, через максимум 2 недели будет 5 готовых собрания кусочков, из которых можно садиться делать один готовый кусок контента. Например, и тут можно поставить границу: набирать для одного готового куска не больше 20-30 кусочков из разных мест. А то можно никогда не выйти из круга "а вдруг я еще что-то подходящее найду, что сюда подходит?!". Набрали 10, потом начинаете вторую серию.
Ну и вот - появилось 5 кучек, готовых превратиться из сборной солянки в готовый продукт - опять с таймером садимся, и пишем начисто. И если имеется контент-менеджмент-система, в которую через какую-то админку над залить в какое-то место готовую статью или главу, надо сделать это тоже. Чтобы что-то одно было окончательно готово.
Ну и вот вам с одной стороны какое-то представление о размахе: сколько надо сотен статей, чтобы получить 5 готовых. Сколько времени ушло от старта, до получения 5 готовых статей. Сколько при этом возникло результатов, которые еще не являются готовым контентом, но уже вполне себе тянут на половину (т.е. после перекапывания следующих ста, окончательно заполнятся может быть все 20 начатых кучек).
И при таком подходе вылезают вещи, норовящие стать бездонными. Например - статей полный интернет, или база из 15000 объектов - какими рывками их перекапывать7 Вот например пачками по сто.
В одну статью могут подойти 4 кусочка, а могут и 50. А вдруг 100? Где граница? Если кусочки хорошие, и се уже клеится - делать готовый материал из 2-3 кусков, или из одного - это тогда просто. А если подходящие куски встречаются часто, и больше и больше, значит ставить лимит - после очередных 20 начинаем новую главу.
Если так сделать, скажем, 10 статей готового контента, при этом аккуратно записав, на что ушло сколько времени, можно сесть и хорошо на все посмотреть. И получить общую картину. Конечно тут надо еще учитывать обстоятельства: например, заниматься всем этим получается только час в день. Звонить надо днем, дневной час у меня есть только один в неделю. Например, может получиться, что на 10 готовых статей нужно 30 часов, но 30 часов я могу отработать только за месяц. Вот вам и объективная оценка возможностей - при таком режиме я могу сделать 10 готовых страниц (постов, или чего там). Конечно может потом так случиться. что в один месяц получится сделать 15, а в другой - 3. Но это уже хоть что-то.
Если после полугода выяснится, что в 5 случаях из шести получилось сделать только 4 статьи за месяц, значит существует еще какая-то правда жизни, тормозящая процесс, которую не учли. Если каждый месяц удавалось сделать по 15, значит вам повезло, вы вошли в раж, у вас наладился процесс, и дела пошли быстрее. Хорошие новости.
По идее через какое-то время должны образоваться все нужные списки и последовательности действий. Надо все время задаваться вопросом: а удобно ли это делать в таком порядке? Не удобнее ли было бы сначала сделать другое задание, потом отрабатывать эту часть? Какая часть какую тормозит? Может быть что-то надо группировать. и отрабатывать более крупными кусками? Или может быть наоборот - вот этого лучше не делать больше, чем 5 подряд. Так придет опыт, и процессы оптимизируются.
Желаю вам это все осилить!
![[identity profile]](https://www.dreamwidth.org/img/silk/identity/openid.png){kind=small}
no subject
Date: 2013-04-11 06:20 am (UTC)Попробую сейчас из своего простого to do листа сделать табличку с интервьюерами. Интуиция подсказывает, что это очень поможет процессу подготовки текстов, учитывая, что источник информации у меня всё же не статьи, а люди, и преимущественно всякие там начальники, у которых, в свою очередь, тоже время ограничено.
no subject
Date: 2013-04-11 07:29 am (UTC)no subject
Date: 2013-04-11 08:39 am (UTC)no subject
Date: 2013-04-11 08:57 am (UTC)no subject
Date: 2013-04-11 09:44 am (UTC)Я, может быть, еще не дочитала, но у меня такой вопрос: как "планировать" ребенка 2х лет? Он же повсюду - стоит маме на 10 минут присесть за рабочий стол, даже если ее не оторвут оттуда поиграть в кубики - то на сам стол принесут тысячи "подарков", от книжек до плюшевого слона, от которых некуда деваться. Любая уборка - это восторг и желание помочь маме, а значит только что уложенные вещи вытаскиваются и где-то (обычно посреди комнаты) заново складируются в своем, ребенковом, порядке.
Есть какой-то алгоритм, кроме "поскорее сдать в садик"? Малышка у меня получает внимания достаточно, мы с ней много вместе рисуем-играем, поэтому она не "липучая", дает маме самой поработать. Но при этом "присутствует", да и эти бесконечные игрушки, с уборки которых начинается все - и работа (я дома работаю), и готовка еды (потому что на полу постоянные развалы пирамидок), и зарядка и что угодно. Немножко разгреб подход к столу - и все, уже полчаса, выделенные на работу, превратились в 10 минут, за которые ничего не сделать.
no subject
Date: 2013-04-11 10:37 am (UTC)no subject
Date: 2013-04-11 10:45 am (UTC)no subject
Date: 2013-04-11 10:57 am (UTC)Потом, за неделю убирать не научишь, многие взрослые-то не умеют это делать :) А все обучения убоке проходят при участии мамы, иначе мы кубики убираем в кастрюли на кухне, и это - самая утомительная часть "игрищ". Боюсь, если ее начать проделывать по 10 раз в день (а играем-то мы все время), то задолбается и ляля, и мама.
no subject
Date: 2013-04-11 12:11 pm (UTC)Из моего опыта
Date: 2013-04-11 12:35 pm (UTC)А кубики пусть и лежат в кастрюлях, пока кастрюля не понадобится.
no subject
Date: 2013-04-11 01:04 pm (UTC)В остальном - написать список дел, которые надо сделать, просто чтобы в отвественный момент вспомнить, что вообще делать нужно. И ловить моменты, когда ребенок "отпустит" и в эти счастливые моменты делать по списку, начиная от самого важного. В остальном - да, маленький ребенок претендует на 100% внимания, они все такие. А если на полчаса стало тихо, это обычно означает ничего хорошего (нашли какую-то запрещенную игрушку, и разбирают что-то совсем нужное).
Так что "отдать в садик" остается в силе.
Re: Из моего опыта
Date: 2013-04-11 01:06 pm (UTC)no subject
Date: 2013-04-11 01:13 pm (UTC)1) когда главного много , и надо в какой-то момент оставить одно главное ради другого, а потом третьего (то есть уделить время и внимание разному, но одинаково важному)
2) когда кроме главного куча мелкой работы и надо о чем-то не забыть (например, отредактировать 3 статьи, разместить 5 статей, подготовить 5 коротких заметок, составить вопросы для интервью, найти материалы и т.д.). когда таких пунктов в день до 20 , трудно держать в голове. их лучше записывать.
no subject
Date: 2013-04-11 01:30 pm (UTC)Спасибо еще раз за книгу, она действительно вдохновляет и мотивирует! Дело за "малым" - перевести это состояние из разряда озарения в привычку :с)
no subject
Date: 2013-04-11 01:34 pm (UTC)no subject
Date: 2013-04-11 03:05 pm (UTC)А самое главное в книге делается акцент на физические возможности, чего в других ежедневниках нет. Для меня это очень важно. Я для себя поняла, что теперь уже не могу работать по 8 часов в день, а только 4, причем сплю еще днем. Надеюсь, это временно, я на 8 месяце беременности. Зато, себя не угнетаю, делаю то, на что физических сил хватает.
no subject
Date: 2013-04-12 02:58 am (UTC)Удачи!
no subject
Date: 2013-04-12 03:14 am (UTC)(большинство мамочек уже в этой перепалке бы написали бы "что вы хотите от двухлетки"? у меня самой нет детей, но рядом со мной рос племяшик... так что хорошо понимаю всю эту ситуацию)
no subject
Date: 2013-04-12 03:16 am (UTC)Начинаешь понимать, что это и есть Точка отсчета, а не план "который надо выполнить" :)
no subject
Date: 2013-04-12 04:15 am (UTC)no subject
Date: 2013-04-12 01:13 pm (UTC)